整单成功或整单回滚
动作由校验、新增记录、修改记录、数值增减、调用另一个动作、通知这些步骤组成，在同一个事务里按顺序执行；任何一步失败，整单回滚，并告诉你是第几步、为什么。
例：销售出库 = 扣库存 + 记库存流水 + 单据改成已出库01为什么进销存总是做得不可靠
为什么进销存总是做得不可靠
用表单工具或 Excel 管进销存，常见的毛病是：销售单出库只能一条一条改数据，中途出错就留下半截；两个人同时出同一个商品，都先看到“还剩 10 个”再各扣 8 个，库存变成负数；单据没有状态，已出库的单子谁都能改；采购单要老板批了才能入库，却没有地方批。
山衡的做法是把这几件事做成平台自带的能力，而不是靠页面上拼脚本：业务动作负责在一个事务里把多张表改对，状态流转决定单据什么时候能做什么，审批是流转上的一道人工关卡。三者可以单独用，也可以组合起来。
02业务动作：一个事务里改多张表
业务动作：一个事务里改多张表
管理员按表配置一个动作，比如“出库”，用户在单据页点一下按钮就执行。
库存不会超卖
对库存的增减先锁住那一行再计算，两个人同时出同一个商品，后面的会看到最新的余额；可以设“结果不得小于 0”，不够扣就拒绝。
锁行后再算外部重试不重复执行
通过开放 API 调用动作时，请求头带 Idempotency-Key，同一个键重试只会执行一次，外部系统网络抖动重发也不会重复出库。
受控的写入授权
仓管员能点“出库”，但不能直接改库存余额表：管理员在动作上写明可以写哪几张表，执行时按这个范围放行，审计里记成“经动作『出库』”。
多个入口，同一个执行器
单据页按钮、页面按钮组件、开放 API、数字员工、AI 工具和 MCP 调用的都是同一个动作，权限、校验、审计口径一致。
提交后才通知
站内通知和邮件在事务提交成功后才发，回滚了就不会发出“已出库”的通知；动作里写的表，仍会触发盯着这些表的数字员工。
03自动编号、计算字段、汇总字段
自动编号、计算字段、汇总字段
单据上的单号、金额、合计，不用再靠页面脚本去算。
自动编号
单号规则可以写成“XS + 日期 + 4 位序号”这样的形式，序号按日、按月、按年重置或不重置；并发保存不会重号。回滚和作废会留下空号，不会重号。
例：XS20261030-0001计算字段
用同一行的字段算出来，比如金额 = 数量 × 单价；每次新增或修改这一行时重算，字段只读，不能手改。
汇总字段
单头上的合计，可以对明细求和、计数、取最大或最小；明细新增、修改、删除时，在同一个事务里重算单头。
单头和明细一起保存
新建单据时就能直接填明细行，保存时单头和全部明细在一个事务里一起存，任何一行不对，整单不存，并指出是第几行的什么问题。
04单据状态流转与锁定
单据状态流转与锁定
销售单从草稿到出库、采购单从待审批到入库，每一步由谁来做、做完变成什么状态，都在表设置里配。
状态只能经流转改
选一个下拉字段做状态字段，它的选项就是各个状态。普通编辑、导入、开放 API 都改不了状态，只能点“提交”“出库”这样的流转按钮。
按状态锁定
每个状态可以锁定全部或指定的字段、设定能不能删除、选一个颜色。已出库的单据，既改不了也删不了，明细一起被锁定。
一次流转就是一个事务
一条流转可以绑定一个业务动作：执行动作、改状态、记流转历史在同一个事务里，要么全成，要么全不成。还能设谁有权操作、前置条件和必填备注。
流转历史
每次流转谁在什么时候从哪个状态到哪个状态、备注是什么，都显示在单据页，记录页上还有一张流程小图，高亮当前状态、加粗下一步。
05一个销售单的流转示例
一个销售单的流转示例
示例，按你自己的业务来配；状态、按钮、条件都能改。
| 流转 | 从 | 到 | 绑定的动作 | 是否审批 |
|---|---|---|---|---|
| 提交 | 草稿 | 已审核 | 无 | 金额超过设定值才要审批 |
| 出库 | 已审核 | 已出库 | 出库：每行商品扣库存、写一笔库存流水 | 不需要 |
| 作废 | 草稿、已审核 | 已作废 | 无 | 不需要 |
| 反审核 | 已审核 | 草稿 | 无 | 不需要 |
06审批：多级、或签、条件触发
审批：多级、或签、条件触发
在流转上勾“需要审批”，点这条流转时自动发起，审批通过后才真正执行。
条件审批
可以写触发条件，比如金额大于 1 万才审批；不满足条件的，直接流转，不打扰审批人。
1～5 级逐级审批
每一级的审批人可以是指定的人、某个角色的成员，或者单据上人员字段指向的人；每一级任意一位审批人通过即可（或签）。
驳回和撤回
审批人驳回必须填意见，单据回到配置好的状态；发起人在还没有人审批之前可以撤回。审批中的单据整条锁定，不能删，也不能走别的流转。
转办和加签
轮到我审批但我不合适：可以转办，这一级改由别人审；也可以加签，表示我同意，再请某个人一起审。
通过后执行，失败可重试
最后一级通过时，在同一个事务里执行绑定的动作并改状态。要是这时库存已不够，整个回滚，审批单标成“通过但执行失败”并通知相关的人，补完库存后点重试执行。
我的审批与通知
“我的审批”页列出待我审批的和我发起的单据，可以直接通过或驳回；每一级轮到时发站内通知，也可以同时发邮件。审批记录显示在单据页。
07单据转换：报价单转销售单
单据转换：报价单转销售单
上下游单据不用重新录一遍。
按字段对应生成新单据
流转可以配成“生成另一张单据”：按字段对应关系生成目标单据的单头和明细，设计器里可以按名称自动对应；原单改成终点状态，整个过程在一个事务里。
例：报价单 → 销售单可以分批转
配上数量字段后，可以分几批转：每转一批，剩余数量相应减少；目标单作废或改小数量，剩余数量跟着恢复；全部转完可以改成指定的状态。
上下游单据一目了然
单据页有“上下游单据”区块，列出由它生成的和它来自的单据，分批转的进度也在这里。
08流程设计器与 AI
流程设计器与 AI
设计器画出来的，和表格里配的是同一份配置，两边随时可以切换。
画布上拖出流程
状态是节点，流转是连线：拖线新建流转，点选后在右侧改属性，支持撤销、重做、自动排版，有配置问题会标在画布上。
AI 帮你搭流程
用对话说出想要的流程，AI 给出整份方案，画布上预览新增、改动、删除了哪些，你确认后才套用保存。
AI 检查和讲解
AI 检查流程里业务上的问题并给出提醒，再用大白话把整个流程讲一遍，业务人员不用看懂连线也能知道流程怎么走。
AI 审查单据（只给建议）
流转后让一位 AI 员工把这张单据看一遍，给出“建议通过”或“建议驳回”、理由和要注意的点，写进单据记录，审批人能看到；它不拦流程。
AI 当审批的初审
审批的前几级可以交给 AI 员工：通过的进入下一级，有疑问的交给兜底审批人，AI 不能当最后一级。模型不可用或超时，同样转给兜底审批人。
外部 AI 也能提方案
通过 MCP，外部 AI 工具可以读取流程、检查流程、提交方案；方案只存成草稿，管理员在设计器里预览并套用后才生效。
09进销存应用包里有什么
进销存应用包里有什么
用以上这些能力搭好的一个完整应用，导入后就有可以用的表、动作、流程、报表和示例资料。
| 内容 | 包里的东西 |
|---|---|
| 数据表 | 17 张：商品、商品分类、仓库、供应商、客户，采购单、报价单、销售单、调拨单、盘点单（各带明细），库存余额、库存流水 |
| 业务动作 | 入库、出库、调拨、盘点调整，带写入授权；库存余额按“商品 + 仓库”一条记录，每次进出同时写一笔库存流水 |
| 状态流转 | 采购单（带一级审批，通过后入库）、销售单（出库扣库存，库存不够整单不动）、报价单（可分批转销售单）、调拨单、盘点单 |
| 报表和看板 | 7 张报表（库存余额、出入库明细、采购汇总、销售汇总、销售毛利、滞销商品、库存预警）和 1 个进销存看板 |
| 数字员工 | 1 位库存预警员工，每天 9 点检查低于安全库存的商品并通知采购；装好后先休息，要手动让它上岗 |
| 示例资料 | 商品分类、仓库等基础示例数据，装完就能试着走一遍采购、入库、销售、出库 |
10怎么装、装完要做什么
怎么装、装完要做什么
应用包是一个文件，导入就能装好；装好的应用也可以发布到应用商店，各单位从商店一键安装，之后还能升级。
装完有两件事要自己做：采购单审批里的审批人，装的时候会临时设成安装的人，需要改成真正的审批人；库存预警数字员工装好是休息状态，需要手动开启。
11目前的限制
目前的限制
照实写在这里，选型时可以对照。
没有财务凭证和税务
山衡的进销存管到库存和单据，没有财务凭证、总账和税务模块。需要做账、报税的，用金蝶、用友这类财务软件，山衡通过开放 API 与它们对接。
手机端和企业微信、钉钉
手机上用的是响应式网页，没有原生 App；企业微信、钉钉里的登录、通知和批单正在做，目前审批提醒走站内通知和邮件。
事务只管同一个租户库
业务动作只能改本单位租户库里的表，不能改外部数据源的表；单个动作最多 2000 次写入、30 秒超时，年终结转这类大批量的活，交给数字员工分批处理。
审批没有组织架构
平台目前没有部门和上级，审批人按人、角色或单据上的人员字段来定，没有“发起人的直属上级”这类规则；每级是或签，没有会签，也没有超时自动催办。
自动编号允许断号
回滚和作废会留下空号，但不会重号。财务要求连号的单据，需要另外设计。
应用包里的简化
销售毛利按明细上的“成本单价”算，需要按商品进价填；盘点的账面数也是手填，库存按“实盘 − 账面”的差额调整。
FAQ常见问题
进销存与审批，常见的几个问题
山衡能做进销存吗？
能搭。采购、销售、库存、调拨、盘点的表、动作、审批流程和报表，已经做成了一个进销存应用包，导入就能用，再按自己的业务改。但它管到库存和单据为止，没有财务凭证和税务模块，财务对接金蝶、用友。
库存会不会超卖？
对库存的增减会先锁住那一行再计算，同时出同一个商品的两个人，后面的会看到最新的余额，不够就拒绝，并且整单回滚。这个保证限于同一个租户库里的平台表。
审批能做到哪一步？
支持条件触发、1～5 级逐级审批、每级或签、驳回、撤回、转办、加签，通过后自动执行流转。目前没有部门和上级、会签、超时催办，也没有“发起人自己选审批人”。详见 选型对比。
需要写代码吗？
建表、配动作、配流转、配审批、拖流程都在界面里完成，不用写脚本。前置条件和计算公式要写简单的表达式，比如金额大于 1 万、数量乘单价，由管理员配置，表达式里不能读写别的数据。数字员工的任务才需要写 JavaScript，见 数字员工。
手机上能用吗？能在企业微信、钉钉里审批吗？
手机上用的是响应式网页，在手机浏览器里登录使用，没有原生 App。企业微信、钉钉里直接登录、收通知和批单正在做，目前审批提醒走站内通知和邮件。
AI 做初审，会不会它说了算？
不会。AI 审查只给建议，不拦流程；AI 当初审时，通过的进入下一级，有疑问的转给兜底审批人，而且不能当最后一级，最终拍板的始终是人。AI 的调用用你配置的模型，用量计入额度，详见 AI 数据助手。
更多继续了解
相关功能
数字员工
山衡数字员工让重复的活自己跑：按时间或数据变化自动触发，也能手动运行，能读写数据表、调用外部接口、发通知，每次运行都有记录，并且以所有者的权限执行。
了解详情业务数据库直接出报表
山衡直连 MySQL、PostgreSQL、SQL Server、ClickHouse、Doris，把 ERP、进销存、CRM 背后的业务数据库直接做成报表和看板：点选维度指标，支持同比环比、Excel 模板导出、定时邮件，数据留在原库。
了解详情权限与安全
山衡的权限精确到表、字段、行，并在表格、报表、导出、AI、API 等所有入口统一生效；每个租户独立数据库，支持两步验证、操作审计、备份恢复和 Docker 部署。
了解详情